Kun roolit ovat selvät, vastuu tapahtumien järjestämisestä jakaantuu oikein 

Teksti Jukka Hassinen kuva pixabay

Kirkko ja sen seurakunnat vastaavat omasta toiminnastaan ja sen turvallisuudesta lainsäädännön puitteissa, mutta kuinka toimitaan, jos kirkon tiloissa joku muu järjestää toimintaa?

Kirkon tiloissa tai vastaavissa järjestetyn, sille tunnusomaisen toiminnan, kuten jumalanpalvelusten, kirkollisten toimitusten, rippikoulun sekä viranomaisilmoitusten ulkopuolelle jäävän toiminnan osalta toiminnasta ja turvallisuudesta vastaa seurakunta.

Näistä tehtävistä seurakunnilla on pitkäaikainen kokemus, huolellisesti laaditut toimintatavat ja pyrkimys kehittävään työotteeseen, mitkä osaltaan vahvistavat toiminnan turvallisuutta. 

Roolit täytyy tunnistaa

Kokoontumislain (530/1999) mukaisten yleisötilaisuuksien osalta on tärkeää tiedostaa, kuka on järjestäjä. Järjestäjän on lain 17 pykälän mukaan huolehdittava järjestyksen sekä turvallisuuden säilymisestä ja noudattamisesta tilaisuudessa muun muassa järjestyslain ja pelastuslain mukaisesti. Järjestäjän velvollisuus on tilaisuutta järjestäessään noudattaa viranomaisvaatimuksia. 

Roolien tunnistaminen tapahtumassa auttaa hahmottamaan osapuolien vastuun jakautumista. Perusrooleja on neljä: omistaja, tuottaja (järjestäjä), tapahtumapaikka ja palvelun toimittaja. Omistaja omistaa tapahtuman, tuottaja on lain mukainen järjestäjä, joka organisoi ja johtaa, ja jolla on kokonaisvastuu. Tapahtumapaikan rooli rajoittuu kiinteistöön tai alueeseen, jossa tapahtuma järjestetään. Palvelun toimittaja, esimerkiksi esiintyjän tai tekniikan toimittaja, tuottaa sisältöä tapahtumaan. 

Juridinen vastuu on selkeästi järjestäjällä, jonka y-tunnuksen nimissä toiminta tapahtuu. Luvat, vakuutukset ja päätökset toteutuksesta kuuluvat järjestäjälle.

Tilanvuokraajan roolissa olevan tapahtumapaikan tulisi tunnistaa oma asemansa suhteessa järjestäjään ja toimia tämän roolin mukaisesti. Tilanvuokraaja voi kuitenkin asettaa ehtoja tilassa toteutettavalle toiminnalle. Ehdot on määriteltävä tilan vuokrasopimuksessa, joka tulisi tehdä silloin, kun järjestäjä tekee tilavarauksen.

Vastuullisesti toimiva tilanvuokraaja myös ohjaa ja neuvoo juridisessa vastuussa olevaa järjestäjää tilaisuuden valmistelujen edetessä. Neuvonnalle on usein tarve, varsinkin jos järjestäjällä on vähän kokemusta tapahtumien järjestämisestä. 

Tilanvuokraajan roolissa olevan tapahtumapaikan tulisi tunnistaa oma asemansa suhteessa järjestäjään

Seurakunnan järjestämässä konsertissa on tyypillistä, että sama henkilö voi olla useassa roolissa. Kanttorin järjestämän kirkkokuoron konsertissa omistaja on seurakunta, järjestäjä kanttori, joka vielä toimii työpaikallaan esiintyen konsertissa kuoronjohtajana.

Tällaisessa tilanteessa on tärkeää, että suntio kantaa tapahtumapaikkaan liittyvän turvallisuusvastuun. Varsinkin suuremmissa tilaisuuksissa on syytä asettaa erillinen ensiavun vastuuhenkilö. Tällainen voi olla seurakunnan työntekijä tai joku muu, jolla on vähintään voimassa oleva EA1. 

Paikallisten yhdistysten, kuorojen, orkesterien, koulujen musiikkiluokkien ja muiden seurakuntien yhteistyökumppanien järjestämissä kirkkokonserteissa ja -tilaisuuksissa järjestämisvastuu on sillä, joka tosiasiallisesti vastaa tilaisuudesta, usein juuri yhteistyökumppanilla.

Viranomaisilmoitukset ovat järjestäjän vastuulla, mutta yhteistyön merkeissä. Mikäli on tarkoituksenmukaista, voidaan sopia, että suntio toimii turvallisuusvastaavana. Tärkeää on, että järjestäjä tai hänen edustajansa on paikalla tilaisuudessa ja johtaa turvallisuustoimintaa. 

Seurakunta voi tarjota apua

Erityisesti joulun alla kirkkoja vuokrataan ahkerasti, kun ohjelmatoimistot järjestävät kirkkokiertueita. Tilaisuuksien omistajan eli ohjelmatoimiston palkkaama tuottaja järjestää konsertin, jossa esiintyy ohjelmatoimiston listoilla toimiva artisti.

Tapahtumapaikan roolissa suntiolla ei ole samanlaista turvallisuusvastuuta kuin seurakunnan omassa tilaisuudessa. Suntio huolehtii kiinteistön kokonaisturvallisuudesta ja erityisesti siitä, että kiinteistön kokonaishenkilömäärä ei ylity.

Suntio voi auttaa järjestäjän sitä pyytäessä, mikäli omilta töiltään ehtii, jos se on seurakunnan toimintamallin mukaista, mutta turvallisuus- ja kokonaisvastuu säilyy silti järjestäjällä. 

Tilaisuuksissa, joissa järjestämisvastuu on kirkkoa vuokraavalla tai sitä yhteistyösopimuksen perusteella käyttävällä toimijalla, on vastuullista auttaa järjestäjää tarjoamalla raamit, opastamalla ja neuvomalla, toimittamalla olosuhdetietoa, ennakoimalla ja muistuttamalla viranomaisohjeistusten noudattamisesta.  

Tällainen tapahtumatoiminnan kehittäminen edellyttää erityisesti suuressa seurakunnassa yhteisen toimintatavan luomista.  

Kirjoittaja työskentelee kanttorina Jyväskylän seurakunnassa.